Årsmøte 2026 - Protokoll
| Tidspunkt | Onsdag 25. februar 18:30 |
|---|---|
| Sted | Bønsmoen Skole |
1. Åpning
Opptelling av stemmeberettigede
De stemmeberettigede registreres ved oppmøte.
Kommentar fra møtet:
Det er 16 registrerte stemmeberettigede tilstede.
Valg av møteleder, referent og to protokollunderskrivere
Styret foreslår at Morten leder årsmøtet.
Kommentar fra møtet:
Morten Hermansen leder møtet, Åse Marie Moen fører referat, Line Karlsen og Eva Kristin Kjæreng signerer protokollen.
2. Godkjenning av innkalling
Forslag: Innkalling godkjennes (enstemmig vedtatt)
Innkalling godkjennes med kommentar om at sakspapirene kom noe sent.
3. Årsberetning
Se vedlagt årsberetning for 2025.
Forslag: Årsberetningen godkjennes (enstemmig vedtatt)
Årsberetningen godkjennes med følgende korreksjoner:
- Det skal stå at det ikke forventes overskudd i stedet for at det ikke forventes underskudd under kostnadsberegningen for sommerturen.
- Mikkel skal bare oppføres én gang i styrebesetningen.
- Mathias sitt navn fulle navn er Mathias Torgersen Dahlin.
4. Vedtektsendringer
Styret foreslår å endre flere av punktene i korpsets vedtekter. Se vedlagt forslag til vedtektsendringer.
Styrets innstilling: Punkt 4.4.5 (enstemmig vedtatt)
Presisere antall varamedlemmer. Endre ordlyden fra minst 2 til 2-3 varamedlemmer.
Styrets innstilling: Punkt 5.1 (enstemmig vedtatt)
Varamedlemmene har de siste årene vært svært aktive i korpsets drift. Styret foreslår derfor at også varamedlemmene bør ha en fordel av å stille opp. Vi foreslår derfor 50% avslag på medlemskontingenten.
Styrets innstilling: Punkt 5.3.2 (forkastet)
Styret forslår å gjøre endringer i tillitsvalgt-ordningen, slik at hver gruppe har sin representant.
Forslag: Punkt 5.3.2 omformulert (enstemmig vedtatt)
Med utgangspunkt i styrets innstilling:
Aspirant-, junior- og hovedkorps velger en trivselsleder for hvert korps. I tillegg stemmer musikantene frem to tillitsvalgte, som skal ta opp relevante saker med de andre musikantene og som stiller på relevante styremøter. Disse representantene velges på første øvelse etter årsmøtet. Trivselsledere rapporterer til tillitsvalgte.Tillitsvalgte velges for et år av gangen.
Ble vedtaksforslaget omformulert til:
Aspirant-, junior- og hovedkorps velger en trivselsleder for hvert korps. I tillegg stemmer alle musikantene frem to tillitsvalgte blant alle medlemmene. Disse skal ta opp relevante saker med de andre musikantene og stille på relevante styremøter. Disse representantene velges på første øvelse etter årsmøtet. Trivselslederne rapporterer til de tillitsvalgte. Tillitsvalgte og trivselsledere velges for et år av gangen.
Kommentar fra møtet:
Styret minnes på å notere hvilken dato vedtektene er oppdatert nederst i vedtektene.
5. Regnskap
Se vedlagt regnskap for 2025 med kommentarer fra styret og revisjonsrapport.
Styrets innstilling: Regnskap godkjennes (enstemmig vedtatt)
Regnskap og revisjonsrapport for 2025 godkjennes uten endringer.
Kommentar fra møtet:
Som nevnt i årsberetningen har styret jobbet med kontoplanen og laget tydelige rutiner for å tydeliggjøre inntekter og utgifter opp mot korpsets kjerneområder. Konto 3220 Inntekt spilleoppdrag tydeliggjør inntekten musikantene selv har generert ved å spille musikk. Konto 3205 viser inntekt fra kiosksalg fra salgsvogna vår, og konto 3120 fra andre dugnader.
Dugnadene har ofte utgifter knyttet til seg også, som kjøp av kaker fra NordKak på konto 4000, kortavgift (7770), Vippsavgift (7771), Spondavgift (7772) på kontingent og loddsalg. Innkjøp av varer til kiosken (5996) har blitt dyrere enn tidligere.
Utgifter til dirigent i forbindelse med seminarer og rekrutering burde vært ført mot henholdsvis 5990 og 5995. Styret passer på at det blir gjort i 2026. Tilsvarende burde mat på seminar ligge på 5990 i stedet for 7162.
Det ble bestilt og betalt bassklarinett i februar 2025. Med en pris på 43 800,- er denne ikke ført på utgiftskontoen 6556 Innkjøp instrument, men i stedet på eiendelskontoen 1200 Instrumenter i balanserapporten. Dette instrumentet skal avskrives over 10 år, og verdien vil over de neste årene gradvis trekkes fra 1200 og føres på utgiftsposten 6050 Nedskriv. varige driftsmidler og immat. eiendeler. Instrumentet er foreløpig ikke levert.
Det ble stilt spørsmål til hvorfor korpshengeren ikke er avskrevet i 2025. Morten følger opp med Anne.
En teknisk feil i visningen gjorde at beløpene i kolonnen inngående i balanserapporten var feil. Endring og utgående var riktig.
Det ble stilt spørsmål om hvordan man tenker å håndtere fakturaer som ikke blir betalt. Styret viser til første innstilling under Budsjett som et tiltak for å gjøre det enklere å betale. I tillegg vurderes det å aktivere inkassofunksjonen i Visma eAccounting. Det blir da Visma Amili AS som håndterer purring og eventuelle videre tiltak.
Styret ble minnet på å håndtere forsikringssaker ettersom det utgjør flere tusen kroner. For kondemnert klarinett opp mot 16 000,-. Foreldrelsesfristen er 1 år, enten fra hendelsestidspunktet eller faktureringstidspunktet.
Oppfølging etter møtet:
Avskriving av korpshengeren ble rett og slett glemt for 2025. Planen er å avskrive korpshengeren to ganger i 2026. En gang 01.01.2026 og andre gangen som normalt 31.12.2026. Bassklarinetten ble avskrevet 31.12.2025, men vi skulle egentlig ikke starte avskrivingen før den leveres. For å veie opp for dette avventer vi avskriving til 2027, forutsatt at den leveres i 2026. Visning av inngående beløp er rettet.
6. Budsjett
Se vedlagt budsjett for 2026 hvor det er tatt høyde for økt medlemskontingent.
Styrets innstilling: Månedlig medlemskontingent (enstemmig vedtatt)
Pr idag sendes faktura for medlemskontingent ut to ganger i året. Styret ønsker å legge tilrette for at man kan be om å få betale kontingenten månedlig i stedet. Det forutsettes da at det registreres en repeterende betaling i banken slik at det ikke fører til unødvendig oppfølging og purring. Styret forbeholder seg retten til å avslå eller gå tilbake til halvårlig fakturering på individuell basis.
Kontingenten bør derfor oppgis i månedsbeløp, og settes til beløp delbart på 10 for å unngå desimaler ved familierabatt.
Styrets innstilling: Medlemskontingent (enstemmig vedtatt)
Medlemskontingenten økes fra 350,- i måneden (2.100,- i halvåret) til 400,- i måneden (2.400,- i halvåret) fra 01.07.2026. Familierabatt på 20% for første søsken og 50% for øvrige opprettholdholdes.
Styrets innstilling: Budsjett godkjennes (forkastet)
Budsjett for 2026 godkjennes uten endringer.
Forslag: Budjettet godkjennes med endringer (enstemmig vedtatt)
Konto for kurs 6860 endres fra -2 000,- til -50 000,- for å dekke både styrekurs som allerede er gjennomført i januar og støtte for musikanter som ønsker å delta på spillekurs til sommeren. Budsjettet godkjennes med denne endringen.
Kommentar fra møtet:
Etter spørsmål ble det presisert at det kun er de som ønsker det som får månedlig faktura. De som ikke tar kontakt får faktura halvårlig som før. Disse blir sendt ut automatisk i februar og september.
Vi bør kanskje skal legge inn i budsjettet at ungdommene skal få sponset halvparten av sommerkursavgiften. Man kan også søke musikkrådet og fritidskassa om å dekke resten. Tidligere har korpset tatt imot felles påmeldinger fra medlemmene og sendt inn felles påmelding fra hvert korps. Korpset kan søke sommerkursfond.
7. Valg
Mikkel, Susanne og Åse ble valgt for to år i fjor. Tre styremedlemmer skal dermed ikke velges i år. Styreleder skal velges hvert år.
Fra valgkomiteen:
Valgkomiteen har i sitt arbeid de siste ukene fokusert på å få frem alle stemmene i det sittende styret. Gjennom samtaler med hver og en, inkludert varamedlemmer, tegnet det seg av et ønske om å inkludere foreldre fra den yngre musikantgruppen mer. Dette er en helhetsvurdering som er positiv for trivsel og engasjement både for musikant og foresatte. Valgkomite anser dette som gode kandidater for Søndre Eidsvoll Skolekorps og for abeidet i årene fremover.
Valgkomiteen som helhet stiller seg bak denne innstillingen.
Alle kandidater under er forespurt og har bekreftet at de stiller seg bak.
Styret har ikke funnet kandidater til valgkomiteen og har dermed ingen innstilling.
Valgkommiteens innstilling: (enstemmig vedtatt)
| Styreleder | ||
| Morten Hermansen (gjenvalg) | Hovedkorpset | 1 år |
| Styremedlemmer | ||
| Line Karlsen | Hovedkorpset | 2 år |
| Stian Langerud | Hovedkorpset | 2 år |
| Mikkel Vestre (ikke på valg) | Hovedkorpset | 1 år igjen |
| Susanne Skansgård (ikke på valg) | Hovedkorpset | 1 år igjen |
| Åse Marie Moen (ikke på valg) | Juniorkorpset | 1 år igjen |
| Varamedlemmer | ||
| Linn Kulsvehagen (gjenvalg) | Hovedkorpset | 1 år |
| Charlotte Moe-Angell | Aspirantkorpset | 1 år |
Forslag: Valgkomite (enstemmig vedtatt)
- Lasse Thing Helseth melder seg som leder av valgkomiteen.
- Nathalie Johannesen stiller gjerne opp for å bidra til kontinuitet.
- Hilde Torgersen Dahlin lot seg også overtale til å bli med.
Forslag: Revisorer (enstemmig vedtatt)
John Yngve Malum har sagt ja til å revidere regnskapet for 2026. Styret får fullmakt til å finne en person til som er villig i løpet av året.
Kommentar fra møtet:
Styret forklarte at de ønsker å bruke alle de ulike foreldre på et av deres interessefelt, hvis de er gode på økonomi, arrangering eller logistikk for eksempel.
8. Eventuelt
Kommentar fra møtet:
Ingen saker ble meldt til eventuelt.